Là người lãnh đạo, bạn sẽ được đánh giá bởi điều xảy ra khi bạn có mặt cũng như bởi điều xảy ra khi bạn vắng mặt.

Những nhà quản trị tốt không bao giờ để lại đến ngày mai những gì họ có thể ủy thác ngày hôm nay. Lý do chính của sự căng thẳng và quản trị thời gian kém là sự không sẵn sàng, hoặc không có khả năng, ủy thác trách nhiệm cho những người làm việc cho chúng ta. Ủy thác trách nhiệm cho người khác cho phép bạn tập trung vào những công tác quản lý của bạn: lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và những công việc tiên phong khác. Không ủy thác buộc bạn phải mất quá nhiều thời gian cho những chuyện nhỏ mọn và bỏ qua những cơ hội quan trọng. Dưới đây là điều bạn có thể làm để sửa lại tình hình:

Nói chung

• Hãy viết ra tất cả các hoạt động của bạn cho một tuần. Hãy phân loại thành hoạt động loại A và B. Tất cả hoặc phần lớn các hoạt động loại A có thể được ủy thác, bao gồm

Ø      Những công việc đã thành nếp

Ø      Thu thập dữ liệu

Ø      Tham dự những cuộc họp không liên quan để tăng giá trị khách hàng nội bộ và bên ngoài.

• Bạn sẽ còn lại những nhiệm vụ quan trọng hơn, những hoạt động loại B, là những cái sẽ sử dụng khả năng tư duy và truyền thông của bạn, bao gồm

Ø      Lập kế hoạch chiến lược

Ø      Huấn luyện

Ø      Đặt mục đích

Ø      Giải quyết vấn đề

Ø      Giao tiếp với khách hàng

Ø      Truyền thông điệp giữa cấp trên và cấp dưới của bạn

• Hãy chấp nhận rằng bạn không thể làm hết mọi việc, đến khắp mọi nơi và làm mọi quyết định. Hãy tin rằng những người của bạn có khả năng làm nhiều việc thông thường của bạn mà không có nhiều khó khăn.
• Hãy xác định những người có thể nhận một phần gánh nặng trên vai bạn. Đó là những người

Ø      Quan tâm đến công việc

Ø      Có hoặc sẽ sắp xếp thời gian làm những công việc bạn ủy thác

Ø      Có các kỹ năng để làm công việc đó

• Nếu những người đó có thời gian và thiện ý, nhưng không có kỹ năng, hãy huấn luyện họ.

Tại buổi họp ủy thác

• Giải thích mục đích
• Mô tả nhiệm vụ bạn muốn được hoàn thành
• Nói cụ thể khi đề cập về mục đích
• Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời điểm và đúng cách.
• Đạt được sự nhất trí về mục đích
• Thỏa thuận về ngày nhiệm vụ sẽ được hoàn thành
• Nếu nhiệm vụ lớn, hãy thiết lập những tiểu mục đích với thời gian biểu tương ứng
• Thảo luận về những lợi ích mà người ta được hưởng nhờ kết quả của việc làm một công việc mới. Điều này có thể bao gồm việc gia tăng trọng trách, những cơ hội học hỏi, khám phá thêm về tổ chức hoặc những cơ hội thăng tiến.
• Hãy chắc chắn là người đó tiếp nhận nhiệm vụ và phạm vi của nó. Bắt tay là một cách có thể được coi như sự chấp thuận.
• Phân bổ trách nhiệm và quyền hạn. Hãy nói với các cộng sự niềm tin của bạn về khả năng làm việc của họ.
• Hỏi xem các cộng sự của bạn có nhìn thấy trước bất kỳ vấn đề nào trong khi tiến hành nhiệm vụ. Hãy giúp họ giải quyết mọi vấn đề.

Sau cuộc họp

• Quan sát theo yêu cầu để chắc chắn là họ đã hiểu rõ ràng hướng đi.
• Quan sát cách làm việc, một cách tỷ mỉ vào ban đầu và sau đó ít thường xuyên hơn. Nếu các cộng sự của bạn làm tốt, hãy cho họ biết điều đó. Nếu không, hãy đưa ra những lời nhận xét thích hợp, tập trung vào cách làm việc, không phải vào con người.
• Bày tỏ lòng tin của bạn vào họ bằng cách cho họ sự tự do nhất định, để làm công việc theo cách của họ.
• Hãy chắc chắn là những người làm việc với bạn và các cộng sự của bạn biết rằng bạn đã ủy thác nhiệm vụ đó và bạn đã trao quyền cho người cộng sự ấy làm công việc đó.